Competir en una licitación de Servicio de Ayuda a Domicilio (SAD) exige método, precisión y una propuesta que sea solvente en números y convincente en calidad. No es solo presentar papeles: es demostrar que podrás sostener un servicio crítico, estable y humano, cumpliendo la LCSP y las exigencias de cada Ayuntamiento o Diputación. Aquí tienes una guía práctica, paso a paso, para construir ofertas que puntúan alto y se ejecutan sin sobresaltos.

Cómo preparar una licitación de SAD paso a paso

Contexto clave para no perderse

Los contratos de SAD en España varían por Comunidad Autónoma y entidad local: baremos, precio/hora, lotes por zonas, cláusulas sociales, subrogación y requisitos de solvencia. La Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) convive con portales autonómicos y provinciales. Además, crece el peso de criterios cualitativos (calidad, innovación, digitalización, sostenibilidad) frente al precio. Y sí, a veces esa “pequeña” coletilla en la página 72 del pliego cambia la estrategia por completo.

Paso 1. Localiza y filtra oportunidades con método

Define tu radar y ahorra tiempo desde el minuto uno.

  • Activa alertas en PLACSP y portales autonómicos. Usa CPV de servicios sociales/SAD.
  • Filtra por ámbito territorial, duración, presupuesto y lotes.
  • Descarta rápido: requisitos inviables, ratios imposibles o plazos irrealistas.
  • Prioriza contratos donde tu experiencia y estructura aporten ventaja real.

Paso 2. Lee los pliegos con bisturí (PCAP y PPT)

El análisis fino de pliegos evita sorpresas y marca la diferencia.

  • Identifica criterios y ponderaciones: fórmulas económicas, juicio de valor, mejoras.
  • Revisa subrogación: listados, antigüedades, pluses, turnos, centros de coste.
  • Confirma régimen de precios: hora efectiva, hora puesta a disposición, complementos, revisiones.
  • Anota obligaciones esenciales (sí, esa línea escondida que resta puntos si la olvidas).
  • Valida visitas obligatorias, anexos técnicos, formatos y límites de MB para la carga.

Si algo no encaja, plantea consultas dentro del plazo. Muchas mesas de contratación valoran más una duda bien planteada que un silencio que acaba en incidencia.

Paso 3. Comprueba la solvencia y reduce riesgos

Evita trabajar una oferta que luego no pasa la criba.

  • Solvencia económica: volumen anual, ratios, seguros de RC profesional.
  • Solvencia técnica: servicios similares, certificados de buena ejecución.
  • Clasificación: rara vez obligatoria en SAD, pero si la piden, no hay discusión.
  • DEUC y declaraciones responsables preparadas y actualizadas.
  • Cumplimientos: RGPD, PRL, Igualdad, discapacidad, inserción, medioambiente.

Si no llegas a la solvencia, valora UTE o subcontratación (cuando el pliego lo permite). Ajusta roles y responsabilidades para no duplicar estructura.

Paso 4. Calcula la oferta económica con rigor (y sin sustos)

La sostenibilidad económica no es negociable. La baja “agresiva” es pan para hoy y expedientes para mañana.

Construye el precio desde el coste real:

– Coste laboral directo: convenio aplicable, SMI vigente, pluses (festivos, nocturnidad, transporte), cotizaciones, vacaciones, absentismo, formación obligatoria en horario laboral si procede.

– Costes indirectos: coordinación, supervisión, backoffice, licencias de software, EPIs, desplazamientos, sustituciones, auditorías y certificaciones.

– Riesgos: rotación, inflación, cambios normativos, dispersión geográfica y tiempos de traslado.

– Margen acorde al riesgo y a la duración del contrato.

Analiza la fórmula económica: penaliza bajadas lineales si el peso del precio es bajo, calcula umbrales de temeridad y prepara justificación por si toca defenderla. Simula escenarios con demanda realista; porque, claro, todos tenemos la bola de cristal… o casi.

Paso 5. Diseña una memoria técnica que sume puntos de verdad

La memoria no es literatura: es el guion operativo por el que te evaluarán hoy y te exigirán mañana.

Incluye, de forma breve y demostrable:

– Modelo de atención: enfoque de Atención Centrada en la Persona, planes individualizados, coordinación con Trabajo Social municipal y Sanidad.

– Organización: estructura, roles, ratios, turnos, bolsas de sustitución, cobertura de picos y contingencias.

– Calidad y seguridad: protocolos, auditorías internas, UNE 158301 (SAD), ISO 9001/14001 o equivalentes, gestión de incidencias y no conformidades.

– Plan de continuidad: guardias, respuesta a ausencias, inclemencias, crisis sanitarias y ciberincidentes básicos.

– Formación: acogida, reciclaje, especialización (dependencia, deterioro cognitivo, movilizaciones, soledad no deseada, teleasistencia).

– Indicadores (KPIs) y reporting: tiempos de respuesta, cumplimiento de horarios, satisfacción de usuarios, visitas de supervisión, resolución de incidencias, coordinación interinstitucional.

– Innovación y digitalización: plan de control de presencia, cuadrantes inteligentes, firma digital de servicios, trazabilidad, analítica, integración con teleasistencia o historias sociales.

– Sostenibilidad y cláusulas sociales: empleo estable, conciliación, inclusión de personas con discapacidad, reducción de papel y desplazamientos.

Consejo útil: ejemplifica con casos reales (anonimizados) y evidencias medibles. Si prometes, demuestra. Si innovas, funcionalidad y resultados primero; buzzwords, después.

Paso 6. Define el equipo y el despliegue

Construye un relato operativo creíble y escalable.

  • Perfiles y ratios de coordinación, supervisión y atención directa.
  • Plan de reclutamiento y retención, con especial foco en zonas rurales.
  • Bolsas de sustitución y pool de horas de flexibilidad controlada.
  • Protocolos de comunicación con familias y profesionales de referencia.

Paso 7. Gestiona la transición y la subrogación

En SAD, la subrogación de personal es determinante. Analiza los listados con lupa: antigüedades, pluses, jornada, turnos, excedencias, licencias. Calcula su impacto en tu coste medio y en tu plan de cuadrantes. Propón un plan de arranque en fases, comunicación a usuarios y coordinación con el equipo saliente para garantizar continuidad sin cortes.

Paso 8. Presenta la oferta electrónica sin errores

Muchos proyectos sólidos caen por un clic a destiempo. No seas uno de ellos.

  • Ensaya la carga en la plataforma (PLACSP o autonómica). Verifica firma digital y certificados.
  • Respeta la estructura de sobres (administrativo, criterios de valor, fórmula) y formatos exigidos.
  • Comprueba límites de peso y nomenclatura de archivos. Evita PDFs escaneados pesados.
  • Sube con margen de tiempo. En serio: deja la épica para otra ocasión.

Paso 9. Prepárate para aclaraciones y defensa

Si el proceso incluye defensas orales o requerimientos de subsanación, llega con todo hecho: guion, evidencias y demo de herramientas. Explica cómo aseguras continuidad, cómo actúas ante incidencias críticas y qué beneficio tangible obtiene la entidad y el usuario.

Paso 10. Cierra el círculo: adjudicación, formalización y arranque

Tras la propuesta de adjudicación, revisa puntuaciones y valora recursos (si aplica). A la firma, ejecuta tu plan de 100 días con hitos, métricas y reporte periódico. Documenta lecciones aprendidas: serán oro en la siguiente licitación.

Plantillas útiles y checklist rápido

  • Cuadro de costes actualizado (salarios, pluses, SS, estructura, riesgos).
  • Índice estándar de memoria técnica con evidencias adjuntas.
  • Checklist de solvencia y documentación (DEUC, seguros, certificados).
  • Modelo de plan de continuidad y subrogación.
  • Guion de defensa y demo de herramientas.

Errores frecuentes que tumban ofertas

  • No leer anexos con datos de subrogación y pluses especiales.
  • Prometer ratios o mejoras no financiadas por el precio/hora.
  • Olvidar requisitos esenciales (p. ej., Plan de Igualdad cuando es obligatorio).
  • Memorias genéricas sin indicadores ni trazabilidad.
  • Presentación electrónica fuera de plazo o con sobres mal separados.

Tendencias que están pesando en las licitaciones de SAD

– Más puntos a calidad e innovación frente a rebajas de precio sin plan de sostenibilidad.

– Exigencia creciente de digitalización del servicio: control de presencia, firma digital, analítica y reportes en tiempo real.

– Refuerzo de cláusulas sociales: empleo estable, igualdad, inserción y compra verde.

– Evaluación de continuidad y gestión del riesgo: planes ante ausencias, picos de demanda y contingencias sanitarias.

– Enfoque en Atención Centrada en la Persona y coordinación sociosanitaria, con KPIs de satisfacción y resultados de autonomía personal.

Cómo lo abordamos en Gesad

En Gesad trabajamos cada día con entidades que gestionan SAD en múltiples territorios y marcos normativos. Nos alineamos con el objetivo de profesionalizar y digitalizar el servicio, ayudando a que las ofertas técnicas no solo sumen puntos, sino que se conviertan en operaciones estables y auditables.

Desde nuestra experiencia, incorporamos a la memoria y a la ejecución:

– Cuadrantes inteligentes que optimizan tiempos y desplazamientos.

– Control de presencia geolocalizado y firma digital, con trazabilidad y evidencias.

– Analítica e indicadores listos para los reportes del pliego y auditorías.

– Integración de comunicaciones con coordinadores, auxiliares y familias, mejorando tiempos de respuesta y satisfacción.

Cuando decimos que “la calidad puntúa y se ejecuta”, no es un eslogan: es el día a día que pedimos a nuestros equipos y a nuestras herramientas.

Paso a paso resumido para presentar propuestas competitivas

1) Detecta y prioriza oportunidades con buen encaje territorial y de solvencia. 2) Analiza pliegos y anexos como si tu rentabilidad dependiera de ello (porque depende). 3) Calcula costes reales y riesgos; no te autoengañes. 4) Construye una memoria técnica medible y ejecutable. 5) Prepara transición y subrogación con datos y empatía. 6) Cuida la presentación electrónica y los plazos. 7) Defiende tu propuesta con evidencias. 8) Planifica el arranque con indicadores desde el día uno.

Preguntas clave que debe responder tu oferta

– ¿Están los costes bien dimensionados para dar el servicio sin recortes encubiertos?

– ¿Qué mejoras aportas que generan valor tangible al usuario y al Ayuntamiento?

– ¿Cómo garantizas continuidad ante bajas, picos y dispersión geográfica?

– ¿Qué indicadores y reportes ofrecerás y con qué periodicidad?

– ¿Qué parte de tu propuesta depende de terceros y cómo la controlas?

Notas finales sobre diferencias territoriales

Cada Comunidad Autónoma y entidad local introduce matices: desde precios de referencia y lotes comarcales hasta exigencias específicas de igualdad, medioambiente o reserva de contratos. Revisa siempre convenios provinciales aplicables, criterios de adjudicación con mayor peso cualitativo y procedimientos de publicación (PLACSP o portales autonómicos). Lo que suma puntos en un municipio puede ser accesorio en el de al lado.

Para terminar: convierte el proceso en ventaja competitiva

Una licitación de SAD bien preparada no es un trámite: es la base de un servicio sostenible, estable y centrado en la persona. Estandariza tu método, mide lo que prometes y apóyate en tecnología que te dé control y evidencia. Si quieres dar el salto de “competir” a “ganar y ejecutar con tranquilidad”, podemos ayudarte desde Gesad a convertir tus memorias y operaciones en resultados medibles. Porque la mejor oferta es la que, además de adjudicarse, se puede cumplir sin sobresaltos.